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关于计划委员会

会议协议和有效公开听证的技巧

什么是计划委员会?
规划委员会由市议员任命的七名成员组成,他们是志愿者,而不是市政府官员,是圣拉斐尔居民,任期四年。 (SRMC第2.16章)

计划委员会的职责是什么?
计划委员会的职能和职责是准备和采用全面的《城市总体规划》,对许多类型的开发和土地使用申请(包括细分,设计审查许可,使用许可,变更)做出决定,并就特定类型向市议会提出建议包括立法行动,费用和权利的收取以及要求获得市议会批准的上诉。

规划委员会多久举行一次会议?
计划委员会必须每月至少开会一次,除非没有事务要进行。它的例行会议时间表通常是每个月的第二个和第四个星期二,晚上7:00。在市议会会议厅。但是,本月的第一次会议总是在市议会第一次会议之后的一周举行,该会议通常在每月的第一个和第三个星期一举行。因此,如果每月的第一周在星期二开始,那么规划委员会的会议时间表将在市议会第一次例行会议举行的第二周开始。

会议的进行
规划委员会听证会的议程通常在预定会议之前的星期五发布。委员会议程将包括命令征集,效忠承诺,记录在场成员,批准议程命令,会议程序通知,公众紧急沟通的机会(关于不在议程上的项目),同意的日历批准不需要公开听证会的会议记录和项目,公共听证项目,董事报告,委员会通讯和休会。为了使计划委员会进行会议,需要法定人数。法定人数为四人。必须对出席会议的成员进行多数表决,才能对议程上的某个项目采取行动,但有关立法项目的建议(即分区修正案)则需要4个成员的赞成票。

公开听证会形式
以下概述了公开听证的过程:

  • 工作人员提供书面和口头报告,总结申请和重大问题并回答委员会的问题。
  • 主席宣布公开听证。为了给所有议程项目留出足够的时间并为计划委员会的审议留出时间,将对所有发言人施加时间限制。
  • 申请人仅在10分钟之内进行演讲,强调提案的各个方面,对员工或公众关注的回应或对项目所做的更改。
  • 对于上诉,上诉人的陈述将在上诉人之前进行,同样限于10分钟,以突出上诉的原因。
  • 然后,主席将呼吁公众要求发言。通常,社区团体的代表最多可以有5分钟的时间,个人最多可以有3分钟的时间提供口头证词。
  • 在所有公众都有机会发言一次之后,主席将关闭公众听证会。
  • 规划专员可以询问工作人员,技术专家,申请人,上诉人或其他人员的问题。
  • 专员将进行审议并做出决定,该决定可能是:
    • 批准或拒绝申请,或以市议会为最终决策者的申请建议,
    • 将该项目延续到将来的议程中,通常用于获取更多信息或项目修订,或者
    • 将申请转给设计审查委员会,以获取有关设计问题的建议。

参加有效的公开听证的技巧

目的: 公开听证会的目的是向公众和计划委员会成员提供重要信息,以帮助他们做出决策。公开听证并非旨在作为示威或群众竞赛。希望所有参与者都以文明和尊重的态度行事。

申请人的演讲: 要做好准备,简洁明了。及时提交完整形式的书面和图形材料,以供审核并包括在员工报告中。在口头演示中,限制演示以提供除以前书面提交的信息之外的新信息,或突出显示应用程序的最重要功能。确定对项目所做的更改,以响应公众,DRB或员工的关注或对员工建议或提议的批准条件的分歧。

公开演讲: 要做好准备,简洁明了。及时提交完整形式的书面和图形材料,以供审核并包括在员工报告中。如果您已向委员会发送了信函或电子邮件,请不要在口头作证中重复这些信息或意见。如果另一位公众人士表达了您的意图,则无需重复,也可以只说在讲台上表示您同意前任发言人。

装饰规则 

  • 关闭手机,寻呼机或其他电子设备。
  • 向所有证词向计划委员会致词。通过主席解决任何问题。请勿向申请人,公众或工作人员讲话。
  • 等待发言之前得到主席的认可。发言后,请在日志中写下您的姓名和联系信息,以确保会议记录的准确性。简明扼要,专注于话题,并专注于突出的问题。
  • 解决问题,而不是个人。
  • 尊重或不同意。请不要鼓掌,嘘声或人身攻击。在尊重和礼节上支持或反对申请人或上诉人。
  • 请在会议厅外和大厅进行个人讨论,以免打扰他人或扰乱公众听证会。在您结束项目时,请退出会议厅,以便处理其他议程项目,而不会分散您的注意力。

提交给计划委员会 

  • 规划专员强烈鼓励并赞赏在会议日期之前而不是在听证会之前提交书面信息。在会议日期之前的星期五中午之前,项目计划者或计划委员会秘书收到的信件和电子邮件将作为邮包的一部分发送给专员。如果会议页面少于六页,将在会议日期之前的星期一中午提供的材料传真给专员。专员可能未适当考虑听证会上提交的材料。
  • 应向工作人员提出与计划专员会面的要求,他们会将请求转发给专员。
  • 与计划委员会的所有通信应提交给计划部门,计划部门将保留该文件的副本并分发给计划委员会。

员工报告的可用性 

Staff reports are sent to the Planning Commissioners on Friday afternoon prior to a meeting. Copies of reports may be obtained after 3:00 p.m. at the Planning Division, 3rd floor of City Hall, 1400 Fifth Avenue, or can be viewed online at: //www.clioshopping.com/meetings and then clicking on the agenda for the appropriate Planning Commission meeting. Once the agenda is open, you can click on the appropriate link for the project you are interested in.

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